Biên bản Buổi Họp TVĐ, Chủ Nhật, ngày 19-10-2008

Biên bản Buổi Họp TVĐ, Chủ Nhật, ngày 19-10-2008

Thời gian : Từ 4 giờ 20 đến 6 giờ chiều
Địa điểm : 404 Giannotta Way, San Jose CA 95133, tư gia thi hữu thủ quỹ Ngọc Bích
Tham dự phiên họp :
- Thi hữu Trường Giang, TVĐ Trưởng
- Thi hữu Mạc Phương Đình, TVĐ phó
- Thi hữu Trần Việt Yên, TTK, thư ký ghi âm và viết biên bản buổi họp
- Thi hữu Ngọc Bích, Thủ quỹ
- Thi hữu Hoàng Ngọc Văn, cựu Tổng Thư Ký
- Thi hữu Trúc Giang, đến từ Stokton, CA
- Thi hữu Vũ Đức Nghiêm, đến dự nhưng bận việc riêng nên đã rời địa điểm trước khi phiên họp bắt đầu trễ

Nội dung phiên họp :

Mở đầu phiên họp, Thi hữu Trường Giang đề nghị thảo luận xoay quanh 5 điểm :
1.- Tăng cường nhân sự
2.- Vấn đề niên liễm
3.- Có hay không ra tuyển tập 3
4.- Phục hồi sinh hoạt hàng tháng
5.- Linh tinh

I.- Vấn đề tăng cường nhân sự
Thi hữu Trần Việt Yên, TTK, có bổn phận triệu tập phiên họp hàng tháng nhưng đã bê trễ trong thời gian qua để TVĐ đi đến tình trạng “ngủ đông” suốt 5 tháng vừa qua. Thi hữu Trần Việt Yên nhận lỗi này và đã được thông qua.
Sau khi thảo luận cân nhắc hoàn cảnh riêng của Thi hữu Trần Việt Yên, phiên họp đi đến quyết định tăng cường Thi hữu Hoàng Ngọc Văn sẽ là Thư Ký 2, Thi hữu Trần Việt Yên trở thành Thư Ký 1 của Thi Văn Đoàn

II.- Đóng niên liễm :
Thi hữu Hoàng Ngọc Văn góp ý rất vắn tắt : “Vì kinh tế toàn cầu khó khăn, đề nghị giảm niên liễm, xin chỉ còn đóng $30 USD/năm được áp dụng cho cả năm 2007 và 2008”, đã được toàn thể hội nghị đồng ý thông qua và có hiệu lực ngay.
Xin nhắc lại từ năm 2007 và cả năm 2008 nữa, nhiều Thi văn hữu chưa đóng niên liễm, đề nghị thi hữu Thủ Quỹ gửi email nhắc nhở quý thi hữu nào chưa đóng góp.

III.- Có hay không tiếp tục ra Tuyển Tập số 3 của Thi Văn Đoàn Bốn Phương không, thể thức tham gia, chọn bài, đóng tiền in ấn và ra mắt ra sao ?
Mọi người tham dự buổi họp đều đồng ý tiếp tục ra Tuyển Tập 3, đề nghị quý thi hữu gởi bài vở đồng thời với lệ phí ứng trước để BCH trả tiền in ấn, từ nay đến ngày khóa sổ nhận bài được dự trù vào 31-12-2008. Sau ngày này, quý thi hữu nào không gởi bài hay gởi bài nhưng chưa gởi lệ phí ứng trước thì được coi như khước từ tham gia.
Để tiến hành thực hiện tuyển tập, 2 vị thư ký Thi Văn Đoàn có bổn phận thông báo cập nhật trong thời gian tới.

IV.- BCH dự liệu sẽ họp định kỳ lần tới vào Chủ Nhật, ngày 16-11-2008 cũng tại nhà bà Thủ Quỹ như hôm nay.
Dịp này, toàn thể hội nghị đều đồng thanh tuyên bố : Căn cứ theo Nội Quy của Thi Văn Đoàn, mọi đoàn viên cư ngụ gần hoặc trong phạm vi thành phố San Jose, Santa Clra phải tham dự các buổi họp. Nếu vắng mặt liên tiếp 3 lần không thông báo lý do, coi như Hội viên ấy TỰ Ý RÚT RA KHỎI Thi Văn Đoàn. Điều lệ này trong Bản Nội Quy của Thi Văn Đoàn được áp dụng và thi hành triệt để kể từ lần họp định kỳ ngày 16-11-2008 và yêu cầu 2 Tổng Thư Ký chiếu nhiệm vụ thi hành và báo cáo lên BCH “để tường trình”,
(Trích bản Nội Quy của Thi Văn Đoàn Bốn Phương) :
Tổng Thư Ký có nhiệm vụ gom góp tất cả các bài thơ xướng/họa để :

A/- Tham khảo ý kiến với Ban Chấp Hành, nếu cần thì phủ chính. Sau đó, nếu có thể thì Thi Đoàn Trưởng hoặc Tổng Thư Ký sẽ đưa lên NET có ghi “THI VĂN ĐOÀN BỐN PHƯƠNG” ở cuối tác phẩm, như thế tác phẩm này mới được coi như chính thức và là tiếng nói của “THI VĂN ĐOÀN BỐN PHƯƠNG”.
B/- Sau này sẽ in thành tập, nếu cần,
Tham gia mọi sinh hoạt (đặc biệt là việc ra mắt tác phẩm) của các Thi Văn Đoàn bạn có cùng lập trường để hỗ trợ tinh thần họ nhằm mục đích đồng tiến với các Thi Văn Đoàn bạn ngày thêm khởi sắc.
Thi Văn Đoàn sẽ đăng báo chúc mừng hoặc phân ưu khi hữu sự đối với thân nhân trực hệ của Thành viên chính thức như tứ thân Phụ Mẫu hoặc vợ, chồng, hay các con. Thành viên liên quan phải thông báo cho Thi ĐoànTrưởng hay Tổng Thư Ký biết sự việc xẩy ra.
Ngoại trừ các Thành viên ở xa, tất cả các Thành viên cư ngụ tại Thành phố San Jose, Thị Trấn Santa Clara (Bắc California) và các vùng phụ cận, nếu vắng mặt liên tiếp trong 3 lần họp không thông báo lý do, sẽ coi như tự ý rút tên ra khỏi Thi Văn Đoàn.
Trường hợp thành viên rút tên, không sinh hoạt nữa, thủ tục gồm 3 hình thức được coi là hợp lệ :
1.- Gởi thư thông báo cho BCH/TVĐ,
2.- Thông báo lý do và quyết định cho một thành viên trong Ban Chấp Hành và sẽ được ghi vào biên bản buổi họp gần nhất,
3.- Tuyên bố quyết định rút tên, chấm dứt hoạt động trong buổi họp cuối cùng,
Thành viên tự ý hay bị khai trừ sẽ đương nhiên mất hết quyền lợi Thành viên kể từ khi có quyết định chung,
Các thành viên, nếu tự ý rút lui vì bận việc gia đình, vì bất đồng ý kiến (ngoại trừ trường hợp có mâu thuẫn hay từ bỏ lập trường chống Cộng), có thể trở lại sinh hoạt, nếu được sự đồng ý của đa số Ban Chấp Hành.
Ngoại trừ các trường hợp đặc biệt, mọi sự rút tên hay trở lại sinh hoạt chỉ phổ biến nội bộ. Tuyệt đối không được tự ý phổ biến trên các phương tiện truyền thông hay các cuộc mạn đàm rỉ tai... như bôi nhọ, mạ lỵ cá nhân thành viên hoặc tập thể TVĐBP.

V.- Thảo luận những việc khác
- Việc thi hữu Hoàng Xuyên Anh đã gây ra nhiều phiền toái, rắc rối, ngộ nhận cho Thi hữu Trường Giang và cả cho Thi Văn Đoàn Bốn Phương trong thời gian vừa qua do bài thơ “Điện Biên Phủ” và vì thi hữu Hoàng Xuyên Anh đã email thông báo tự ý rút khỏi Thi Văn Đoàn nên phiên họp không bàn thêm nữa. TVĐ quan niệm rằng, chỉ thảo luận để giải quyết tốt đẹp, những người, những sự việc đang xảy ra, những người hoặc những việc đã vào quá khứ, thì không bàn đến nữa.

Buổi họp chấm dứt lúc 6:15 cùng ngày, tháng, năm như trên.

TRẦN VIỆT YÊN, và HOÀNG NGỌC VĂN
Tổng Thư Ký Thi Văn Đoàn